Integración de procesos
Muchas de las empresas del sector alimentario disponen de procesos de trabajo no conectados siendo necesario dar un paso al frente para integrarlos en aras a obtener mayores beneficios, lo contrario supone generar frustración entre los empleados y clientes y en muchos casos perder la perspectiva necesaria que debe de tener la dirección de la organización.
Una vez que se toma la decisión de integrar los procesos, los pasos a seguir deben de ser ordenados.
La implementación no se puede obtener sin un consenso de la dirección de la empresa. La alta dirección y cada responsable de departamento debe de dar un paso adelante, ellos deben de liderar la integración porque trabajan en todas las áreas funcionales y conocen los sistemas implementados de adentro hacia afuera. Ellos serán los que determinen las necesidades, los recursos necesarios y mejoren la experiencia de los empleados.
Es importante tener claro que en el proceso de integración el factor clave es la experiencia de los empleados que son los usuarios principales del proceso, ellos son los que tienen que encontrar atractivo el salto hacia adelante. La falta de interconexión o las carencias del proceso limitan la posibilidad de que puedan realizar su trabajo correctamente existiendo una relación directa entre la satisfacción del cliente y la experiencia de los empleados. Los empleados proporcionan la mejor información pero es necesario orientar el enfoque hacia las metas y los objetivos finales que se quieren conseguir y evitar centrarse en partes específicas que imposibilitan ver las cosas con la perspectiva necesaria. La información se obtiene a través de diferentes medios, encuestas internas, pruebas de aceptación del cliente/usuario, reuniones con clientes/usuarios representativos, o con los mecanismos de feed-back necesarios.
La implementación a gran escala es laboriosa, costosa y díficil de llevar a cabo, por esa razón, es importante comenzar poco a poco a través de tareas críticas y procesos de uso común sencillos y que cuenten con una probabilidad elevada de éxito. Es necesario fomentar la confianza, para a posteriori realizar y aceptar cambios más grandes, a través de enfoques de prueba y aprendizaje que permitan identificar lo que funciona y lo que no funciona de una forma ágil y aplicándo las mejoras sobre la marcha. Debemos aprender de los éxitos y fracasos, establecer plazos de tiempo y, sobre todo, saber comunicar el progreso de la interacción a todas las piezas que constituyen la organización, transmitiendo los resultados obtenidos (aumento de la productividad, ahorros de costes, mejora de la gestión de la información, etc.).
El nivel de escalada de la integración depende de varios factores pero es importante que se cumplan los plazos preestablecidos en el cronograma de actuación, monitorizando la efectividad del proyecto de forma individual y colectiva y incrementando la sensación de importancia a medida que se avanza en el proceso de integración, siempre de menos a más en un proceso imparable que sólo se puede conseguir implicando a todo el personal afectado.
Los indicadores de desempeño deben de ser una guía para mantener el proceso vivo, siendo importante recompensar el éxito y rechazar la desidia.
Una vez que se ha avanzado en la integración es necesario acceder a un ciclo de mejora continua, no hay otra alternativa, el enfoque de mejora en los procesos se consigue a través de la implementación permanente de circuitos de prueba y aprendizaje que facilitará la siguiente integración cuando llegue el momento de su realización.
La integración genera mucho desgaste para todos los agentes implicados porque constituye un gran reto, por esa razón es imprescindible saber transmitir correctamente que el no abordarla puede resultar muy dañino para el funcionamiento correcto de la organización.
El plan se debe de acometer de forma cuidadosa y con la mente abierta, con un consenso importante, mejorando la experiencia de los empleados, de forma gradual y desde la óptica de la mejora continua, sólo así se conseguirá el éxito.
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